|
| |
| |
|
|
| |
| |
| |
| |
|
Διευκρινίστε τους στόχους και τους σκοπούς του συνεδρίου
Παρουσιάστε τα εμπλεκόμενα άτομα και ξεκαθαρίστε τους ρόλους τους
Σχεδιάστε ένα πρόγραμμα δραστηριοτήτων με τα καθήκοντα του κάθε εμπλεκομένου
Δημιουργήστε ένα σχεδιασμό της εκδήλωσης με τις διευθετήσεις που πρέπει να γίνουν
Αναπτύξτε το θέμα του συνεδρίου και το πρόγραμμα
Διευθετήστε τις απαραίτητες συναντήσεις με την ομάδα διοργάνωσης |
|
|
Συγκεντρώστε προσφορές και διαπραγματευτείτε με προμηθευτές και χώρους εκδηλώσεων για τις χρεώσεις και το κόστος
Προετοιμάστε τον οικονομικό προϋπολογισμό του συνεδρίου και τους συνολικούς λογαριασμούς |
|
|
Καθορίστε στους ομιλητές τους στόχους του συνεδρίου για να προετοιμάσουν το περιεχόμενο της ομιλίας τους
Σχεδιάστε το χρονοδιάγραμμα του συνεδρίου και αποφασίστε για τα σχετικά εργαστήρια |
|
|
Προσκαλέστε τους ομιλητές και συνεννοηθείτε μαζί τους για τους σκοπούς του συνεδρίου
Ζητήστε περίληψη της ομιλίας τους και τις απαιτήσεις τους για τον οπτικοακουστικό εξοπλισμό που θα χρειαστούν, καθορίζοντας τους ημερομηνία παράδοσης
Αποφασίστε για τα θέματα των εργαστηρίων και ετοιμάστε ένα σχετικό βιβλίο περιλήψεων |
|
|
Κάνετε κράτηση για την αίθουσα της επιλογής σας και ενημερώστε τους υπεύθυνους του χώρου για το πλάνο της εκδήλωσης
Επιβεβαιώστε και κάνετε κράτηση για τα ταξιδιωτικά εισιτήρια, τη διαμονή σε ξενοδοχείο και την μεταφορά των καλεσμένων (αν είναι αναγκαίο)
Ετοιμάστε τα γραφεία υποδοχής στα αεροδρόμια καθώς επίσης και υλικό με χρήσιμες τουριστικές πληροφορίες (αν είναι αναγκαίο) |
|
|
Αποφασίστε για τον εξοπλισμό που χρειάζεστε (σκηνή, ήχος, φωτισμός, μικρόφωνα) για το συνέδριο και τα εργαστήρια
Σχεδιάστε ένα πλάνο για τον συντονισμό ήχου και εικόνα
Επικοινωνήστε με το Κτήμα Λανίτη για να διευθετήσετε τον απαραίτητο οπτικοακουστικό εξοπλισμό που μπορεί να χρειαστείτε |
|
|
Δημιουργήστε την ιστοσελίδα του συνεδρίου, τα πιστοποιητικά συμμετοχής και τα ενημερωτικά πακέτα και φυλλάδια
Προγραμματίστε εγγραφές μέσω διαδικτύου, ειδικές τηλεφωνικές γραμμές και ηλεκτρονικό ταχυδρομείο
Αποστείλετε όλες τις προσκλήσεις και τα σχετικά έγγραφα
Ετοιμάστε και αποστείλετε φόρμες συμμετοχής |
|
|
Προωθήστε την ιστοσελίδα του συνεδρίου, τα πιστοποιητικά συμμετοχής και τα ενημερωτικά πακέτα και φυλλάδια
Ετοιμάστε τη λίστα συμμετεχόντων καταγράφοντας τα στοιχεία επικοινωνίας και τα ονόματα |
|
|
Συντάξτε προτάσεις για χορηγούς που μπορούν να υποστηρίξουν την εκδήλωση
Ετοιμάστε ένα χρονοδιάγραμμα για τα μέσα μαζικής ενημέρωσης για να προωθήσουν το συνέδριο
Ετοιμάστε ένα διαφημιστικό πλάνο για να διαφημίσετε το συνέδριο |
|
|
Επιβεβαιώστε στον τελικό αριθμό παρευρισκομένων και τα ονόματα τους
Αγοράστε τα εταιρικά δώρα και τα σχετικά αναμνηστικά
Συνεννοηθείτε σχετικά με τη διαμονή και τις τελικές διευθετήσεις στην αίθουσα |
|
|
Συντονιστείτε με το Κτήμα Λανίτη και παρέχετε στην αίθουσα στον απαραίτητο εξοπλισμό
Συγκεντρώστε από όλους τους ομιλητές τις περιλήψεις και τις παρουσιάσεις τους |
|
|
Παρέχετε στο Κτήμα Λανίτη γραμματειακό υλικό όπως για παράδειγμα τους ενημερωτικούς φακέλους για το γραφείο του συνεδρίου
Πάρτε στην αίθουσα τις ταμπελίτσες για τα τραπέζια και τις θέσεις
Παραδώστε στο Κτήμα τα λουλούδια και τη διακόσμηση
Παρέχετε οποιοδήποτε επιπρόσθετο και απαραίτητο εξοπλισμό
Τοποθετείστε τις σχετικές εγκαταστάσεις για τις εγγραφές και το γραφείο για το συνέδριο |
| |
|
|
